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業務効率化をする上で大切なことは?

日々の業務やなにげない雑務などをいかに効率よくするのかということは仕事の生産性をあげるうえで大切なことだと思います。これをご覧のみなさんに私が日々の仕事を効率化するうえで大切なことをまとめましたのでぜひご活用いただければと思います。

まずはざっと業務を効率化する上で大切なことを箇条書きでリストアップしてみます。

・業務のリストアップ
・業務の細分化
・個別の作業を見直す(業務をなくす+ムダを洗い出す+作業をまとめる)
・データベースを活用
・マニュアルの作成
・業務を複数回にわける

ほかにも色々あるかとは思うのですが、自分が意識しているのは上記の項目です。

1.まずはやらなければいけない業務を手書きでもエクセルでもメモ帳でもいいのでリストアップします。

2.次にリストアップしたひとつひとつの業務を徹底的に分解していきます。業務でもなんでもないですが、例えば本棚の整理が業務だとすると・本を棚から下ろす・本を内容/色/五十音順などに分ける・本を棚にしまうなどのように細分化していきます。

3.作業に無駄がないのかを見直していきます。本当にこの作業は必要なのか?をひとつひとつ問いなおしていらないと思えば、なくしていきます。

作業効率化の基本は作業の無駄を減らすことだと思いますが、他にも共有できるデータベース(Dropbox)などを活用して、必要なファイルを個々で管理するのではなく全員でひとつのファイルを共有するなどして必要なファイルが誰でも閲覧できるようにして効率化をはかることもできます。他にもマニュアルを作成して、誰がやっても同じ作業ができるようにまとめておくことも効率的です。一回一回教える手間も省けます。また業務を細分化し、あとに回せる業務はあとに回したりちょっとした空き時間を活用することで効率化を図ることもできるかと思います。イメージ的には100をいっきにおわらすのではなく、20・20・20・20・20にわけて業務の空いている時間に小分けでやることで効率化をはかる方法です。

業務の効率化は日々の仕事をする上で非常に大切だと思うので、上記のような方法だけではなく自分なりに気づいたことを日々改善していくことが大切かと思います。

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